Vermeiden von Mehrfacherfassungen

a) Wer erfasst die Einsätze, wenn mehrere Teams an einem Anlass / in einem Projekt mit dabei sind?

Die Zuständigkeit ist vorgängig unter den Verantwortlichen zu klären. In der Regel werden die Einsätze von den Angebotsverantwortlichen der jeweiligen Teams erfasst. Bei klar abgegrenzten Anlässen, an denen zu den bestehenden Teams viele weitere Freiwillige dazu stossen, kann es sinnvoll sein, wenn die Tätigkeiten der Freiwilligen nur über diesen Anlass erfasst werden.

Beispiel «Lange Nacht der Kirchen», folgende Freiwilligenteams sind im Einsatz:

  • Kirchenkaffee
  • Kirchenchor
  • Offener Kinder- und Jugendtreff
  • KirchenführerInnen
  • Technikteam
  • 20 weitere Freiwillige, die sich sonst nicht in einer festen Gruppe engagieren

 

Kirchgemeinde A: Entscheidet sich, dass die Leitung der Langen Nacht der Kirche alle Einsätze am Umsetzungstag und die Vorbereitungen im Kernteam erfasst. Begründung: Am Tag selbst, werden die Freiwilligen vom Vorbereitungsteam der Langen Nacht der Kirche koordiniert und begleitet. Sie haben den Gesamtüberblick, wer wann im Einsatz war.

Kirchgemeinde B: Entscheidet sich, dass die Leitung der Langen Nacht der Kirche nur die Einsätze der 20 weiteren Freiwilligen und die Vorbereitungen im Kernteam erfasst. Begründung. Die bestehenden Teams werden am Tag selbst von den jeweiligen Teamleitungen begleitet und koordiniert. Das Vorbereitungsteam der Langen Nacht der Kirche begleitet nur die 20 weiteren Freiwilligen und kennt die genauen Einsätze in den mitwirkenden Teams nicht.


b) Wer erfasst die Leistungen von Frewiwilligen bei regionalen Angeboten / Projekten, die von mehreren Kirchgemeinden getragen werden (ohne einem Verbund mit eigener Rechtsform anzugehören)?

Es wird empfohlen, dass eine Kirchgemeinde als Kassenführungsort bestimmt wird und diese auch für die Erfassung der Leistungen von Freiwilligen zuständig ist. Der Einfachheit halber weist diese Kirchgemeinde die Leistungen der Freiwilligen auch aus.

Falls die involvierten Kirchgemeinden die Leistungen der Freiwilligen selbst ausweisen wollen, müssen die Machbarkeit und der Verteilschlüssel dazu miteinander vereinbart werden.

c) Wer erfasst die leistungen von Freiwilligen bei ökumenischen Angeboten / Projekten und wie werden die Einsätze den jeweiligen Landeskirchen zugeordnet?

Bei Zusammenarbeit von Kirchgemeinden und Pfarreien: Auch hier wird empfohlen, dass eine Kirchgemeinde bzw. Pfarrei als Kassenführungsort bestimmt wird und diese die Erfassung der Leistungen von Freiwilligen übernimmt. Sie teilt spätestens per Ende Jahr den anderen beteiligten Kirchgemeinden / Pfarreien die Zahlen mit, die durch diese bei der Kantonalkirche eingereicht werden müssen. Unter den Beteiligten wird selbst geregelt, ob die Anzahl der Einsätze der Freiwilligen genau nach Konfession erhoben wird, oder ob der in der Abrechnung übliche Schlüssel von 2/3 Reformiert, 1/3 Katholisch verwendet wird.